REUNIONES EFECTIVAS

Hace unos meses, en una institución financiera se tuvo la oportunidad de hacer unas observaciones y análisis de grupos de ventas de una organización financiera. La preocupación del Director Comercial Corporativo era latente; no llegaban a las ventas, los vendedores sin motivación, día a día se les increpaba de la baja productividad en lo que respecta a cantidad de clientes contactados y mucho menos aquellos que hayan brindado datos para la solicitud de crédito.

La rotación de personal había incrementado considerablemente a un 30% mensual, a duras penas solamente los vendedores que contaban con más de dos años laborales (que era cerca de un 20% de la población comercial) eran los que aún “aguantaban”, pero por otro lado buscando oportunidades laborales para cambiar de empleo.

Pero, ¿Qué habrá sucedido para llegar a esos niveles de productividad desalentadora?

Luego de dos semanas de estar "infiltrados" como vendedores y así poder tener una mejor perspectiva y por supuesto se solicitó a al Director Corporativo que no "delatara" la participación como "agentes secretos" a los rangos de gerencia y supervisión de los vendedores.

HALLAZGOS:

• Vendedores se presentaban a marcar tarjeta a las 8:00am diariamente, para poder contar con una reunión de "Temas Varios" por parte del Gerente y supervisor de ventas, reunión que finalizaba cerca de las 10:00am para que, posterior a la reunión, salieran a sus visitas diarias y prospectar nuevos clientes o atender citas.
• Reuniones en donde si bien es cierto se llevaban temas de agenda; resultaba que cada tema se desviaba y terminaban hablando de otras cosas; no se puntualizaba y solo se filosofaba.
• Reunión de cierre de día a las 15:00, en donde todos los vendedores deberían estar para poder presentar sus resultados del día.
• A los que no llegaban a su cuota del día; el supervisor y el gerente los llamaban a otra oficina apartada y prácticamente les reprimían sobre el resultado.
• No habían conversaciones motivadoras, simplemente se encargaban de bajarle la moral a cada integrante al no rescatar lo positivo del día. Cada vendedor se sentía incompetente y prefería renunciar a quedarse; para los dedicados a Recursos Humanos seguramente este era un tema preocupante; pero ni el departamento de RRHH de esta institución financiera intervenía.

CONCLUSIONES:

• Respetar el tiempo: Tener una agenda clara y tiempos establecidos. SI se dice reunión de una hora, pues hacerla en una hora.
• Puntos claros a tratar: Llevar temas concretos y compartirlos antes con el equipo para que todos lleguen con claridad sobre los temas que estarán tratando. Y no reunirse y pensar de qué van a hablar.
• Tener claro el objetivo de la reunión.
• Retroalimentación Constructiva y Propositiva. 
• Invitar a las personas a dar sus aportes, ponerles atención y en donde sea posible apoyarles para implementar sus ideas (esto motiva).
• NO convocar a reuniones en cualquier momento, el tiempo y las negociaciones valen oro; hacer una a principio de semana y otra al final de la misma.